Polska gospodarka jest w fazie dobrej koniunktury, biznesy rozwijają się, firmy zwiększają skalę działalności. Szybki rozwój jest dobrą wiadomością, ale niesie też pewne ważne ryzyka.

Po pierwsze, szybki rozwój trzeba sfinansować inaczej niż powolny, najpierw wydać dużo więcej, aby potem ewentualnie więcej otrzymać, a więc sprawnie zarządzać płynnością finansową.

Po drugie, wzrost obrotów wiąże się ze zwiększeniem udzielanego klientom kredytu kupieckiego, a więc znowu zwiększenia zaangażowania kapitału własnego przy niskiej rentowności tych operacji. Po trzecie, w polskich firmach sprawność ekspansji i sprzedaży często nie idzie w parze z równą sprawnością w tworzeniu i realizowaniu strategii zakupowych, co może prowadzić do spadku marż.

Po czwarte wreszcie, znaczne zwiększenie liczby operacji i transakcji oraz powiązań między nimi powoduje dużo więcej pracy dla działów finansowo-księgowych, większe ryzyko błędów, a także liczne wypaczenia w stosowaniu zintegrowanych systemów informatycznych (wyjątki!). W konsekwencji czasem procesy wspierające biznes nie nadążają za jego rozwojem, a wręcz stają się jego hamulcowym.

Czasem wystarczy te procesy usprawnić i uprościć, czasem wystarczy zatrudnić dodatkowych pracowników, ale najczęściej trzeba sięgnąć po nowe rozwiązania, inaczej zbudować procesy, inaczej je mierzyć i nimi zarządzać. Centrum Usług Wspólnych jest takim dobrym rozwiązaniem.

Na czym polega CUW?

Centrum Usług Wspólnych (inaczej Shared Services Center SSC) jest to wyodrębniona organizacyjnie (choć niekoniecznie geograficznie) jednostka, która świadczy usługi na rzecz innych jednostek wieloodziałowego przedsiębiorstwa. Są to zwykle usługi o charakterze pomocniczym, m.in. usługi księgowe, rozliczanie wynagrodzeń, zarządzanie zasobami ludzkimi, usługi informatyczne, a także obsługa zamówień i zakupów. Mówimy o usługach, bo tak się przyjęło, ale w istocie bardziej zasadne byłoby używanie słowa „procesy”. Mogą to być np. kompletnych zoptymalizowanych procesów „end to end”:

  • od zakupu do zapłaty (Purchase to Pay)
  • od zamówienia do otrzymania zapłaty (Customer to Cash)
  • proces zamknięcia miesiąca (Month -end closing)
  • od księgowania do raportowania (Accounting to report)
  • proces pełnej konsolidacji miesięcznych sprawozdań finansowych
  • proces zarządzania danymi wrażliwych

Centra Usług Wspólnych tworzone przez biznes odznaczają się pewnymi cechami wspólnymi, w tym:

  • są niezależnymi organizacyjnie jednostkami w firmie (często działają jako osobno powołane do tego celu spółki lub inne jednostki gospodarcze);
  • świadczą jasno określone usługi oparte na procesach i ustalonych zasadach opisanych procedurach (standard operating procedure – SOP) na rzecz jednej lub większej liczby jednostek w ramach organizacji (np. innych działów, jednostek organizacyjnych, spółek, jednostek gospodarczych);
  • dysponują własnymi zasobami;
  • działają w oparciu o umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług  SLA, zawierane z klientami wewnętrznymi w celu określenia typu, zakresu, ceny oraz jakości świadczonych usług;
  • są w pełni odpowiedzialne za realizacje procesu, jego koszty, zarządzanie procesem, jakością oraz terminowością świadczenia usług.

Własne Centrum Usług Wspólnych różni się od outsourcingu tym, że zadania nie są zlecane na zewnątrz, lecz są realizowane przez specjalnie powołaną do życia jednostkę, która pozostaje w strukturach i pod kontrolą firmy macierzystej i ma zwiększać wartość procesu w łańcuchu wartości.

Działalność i korzyści

Głównym celem tworzenia Centrów Usług Wspólnych jest optymalizacja procesów  poprzez standaryzacje i unifikację, zaprzestanie czynności niepotrzebnych, wyeliminowanie powielania czynności oraz automatyzację czynności powtarzalnych w celu uwolnienia zasobów na rzecz czynności zwiększających wartość procesu  w łańcucha wartości, np. analitycznych.

Do najważniejszych korzyści uzyskiwanych dzięki tworzeniu centrów należą oszczędności wynikające z korzyści skali,  upraszczania i standaryzowania operacji, bardziej efektywne wykorzystanie zasobów oraz poprawa jakości, a także zmniejszenie ryzyka pojawiania się błędów oraz eliminacja wyjątków.

Istotnym czynnikiem, który pozytywnie wpływa na rozwój centrów usług wspólnych, jest wykorzystanie technologii informacyjnych, dzięki którym realizacja wielu procesów staje się możliwa bez konieczności bezpośredniego zaangażowania pracowników w trakcie realizacji procesu, bo proste i rutynowe czynności są automatyzowane.

Do optymalizacji procesów wymagających wykonania wielu powiązanych ze sobą czynności, działań i operacji wykorzystuje się metody nastawione na maksymalizowanie strumieni wartości poprzez ciągłą poprawę i podnoszenie ich efektywności przy wykorzystaniu zasad ograniczania i rozwiązywania tzw. „wąskich gardeł”, identyfikacji, eliminacji i zapobieganiu nieefektywnego wykorzystania zasobów, możliwych do wystąpienia odchyleń od zakładanych standardów tak przed ich wystąpieniem jak i w trakcie realizacji procesów w oparciu o zasady Teorii ograniczeń (ang. Theory of Constraints, TOC), Lean management czy Six Sigma.

CUW zmienia rolę tradycyjnych działów finansowo-księgowych, czyniąc z nich prawdziwych merytorycznych partnerów biznesu dla rozwoju i wzrostu wartości firmy, natomiast odciążając od zadań nie wnoszących wartości i też nie sprzyjających rozwojowi ambitnych kompetentnych menedżerów i specjalistów.

Organizacje, które wdrożyły CUW są lepiej zorganizowanie i posiadają bardziej zoptymalizowane procesy biznesowe niż te które tego nie zrobiły. Tworzenie i wdrażanie CUW powoduje poprawę jakości i uporządkowanie procesów realizowanych nie tylko przez CUW ale w całej organizacji na co ma wpływ proces ciągłego doskonalenia i podnoszenia jakości usług oraz optymalizacji procesów w CUW.

Warto rozważyć to rozwiązanie. Zainteresowanym Fabryka i3 udziela konkretnego merytorycznego wsparcia. W razie takiej potrzeby proszę pisać info@fi3.pl 

Leave a comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *