Sporo ostatnio rozmawiam o automatyzacji procesów i robotach softwarowych (czyli nie na produkcji, a np. w finansach, księgowości, marketingu, obsłudze klienta, biurze), z praktykami, z ekspertami, z fanami, z ludźmi o minimalnej wiedzy i o wielkiej wiedzy na ten temat, z decydentami z zarządów i z pracownikami na szeregowych stanowiskach. Coś tam czytam, jak jest w innych krajach. Muszę powiedzieć, że im więcej dowiaduję się, tym wyraźniej widzę przyczynę, dla której w Polsce to się może nie udać.

To jest szalenie gorzka konstatacja. W Polsce ten etap unowocześniania firm może się nie udać ze względu na niską kulturę osobistą menedżerów i przedsiębiorców. A ta niska kultura objawia się przede wszystkich brakiem szacunku dla wiedzy oraz brakiem szacunku dla ludzi wiedzy, może też w ogóle do ludzi, naszych pracowników, partnerów, klientów. Za częsta jest postawa takiego cwaniactwa „jakoś to obejdziemy”, „zrobimy rzutem na taśmę, po co jakaś metodyka”, „coś podejrzymy, coś ściągniemy, a potem nasi ludzie zrobią resztę”, „nie będziemy szkolić ludzi, system ich przypilnuje, zastąpi”, „wykrwawimy dostawcę/pracownika, zamienimy na innego jak się zbuntuje”.

Dlaczego zgubi nas taka kultura, choć wydawałoby się, że to coś w rodzaju zaradności czy nawet przedsiębioczości?

Na czym polega zastosowanie technologii IT w biznesie? Na wzmocnieniu skuteczności firmy w zyskownym działaniu, czyli firma najpierw musi mieć model takiego działania, jako całość, poszczególne obszary, procesy, każdy pracownik. Jeśli firma nie pracuje nad tym, aby jej wzór działania, w tym procesy, były optymalne, to wdrażana technologia nie wzmacnia tej skuteczności prawidłowego działania. I wtedy technologia, owszem, przynosi efekty, którymi się kierownictwo zadowala, np. coś szybciej liczy, coś szybciej przesyła, kogoś zastępuje w zadaniach, coś pozwala zauważyć, coś trwale dokumentuje, coś z czymś łatwiej łączy. Ale to jest ta pierwsza warstwa, najprostsza. Zastosowanie technologii może nas wznosić na dużo wyższy poziom skuteczności. Ale wymaga od decydentów naprawdę solidnej formacji intelektualnej, dużo, ale to dużo większej niż wcześniej, gdy tej technologii było mniej, więcej można było improwizować i sztukować, gdy więcej zależało od zwinności człowieka.

To jest najważniejsza zmiana spowodowana technologią: kiedyś liczył się intelekt i spryt człowieka, menedżera, eksperta w trakcie dziania się biznesu, wykonywania zadań, dzisiaj intelekt i wiedza liczy się przede wszystkim podczas projektowania biznesu, modelu i procesów. Sprawność umysłowa i wiedza jest potrzebna gdzie indziej niż jeszcze 5 lat temu. A myśmy tego nie zauważyli! A my w Polsce zostaliśmy przy docenianiu i szkoleniu się w sprycie codziennego działania, natomiast nie zbudowaliśmy rangi wiedzy jak budować trwałe i trafne struktury i procesy, które potem mogą być obsługiwane przez człowieka, albo systemy IT, albo roboty, albo sztuczną inteligencję – bez znaczenia. 

Ktokolwiek refleksyjnie i z sukcesem wdrażał systemy IT – u siebie czy u kogoś – wie, że główne pytania dotyczą tego, ile i co trzeba zmienić w organizacji i procesach, ile samemy wymyślić, ile skorzystać z wzoru zaszytego w systemie. Wdrożenie bez tej refleksji i zmiany nie rozwiązuje żadnych ważnych problemów biznesu i nie zwiększa jego potencjału do rozwoju.

W przypadku automatyzacji procesów, zwłaszcza poprzez zastosowanie robotów ta pułapka wdrożenia bez refleksji co i jak zmienić wcześniej, jest jeszcze poważniejsza. I konsekwencje bardziej drastyczne. Roboty wdraża się bowiem dosyć łatwo i tanio, nakładając je na istniejące systemy IT i szybko uzyskując efekt przyspieszenia jakiegoś procesu, uwolnienia od niego pracowników. Jest to ten rodzaj szybkiej integracji, który może skutkować pokusą zaprzestania rozwoju systemów dziedzinowych, a także pokusą pozostania przy procesie jaki jest. Bo i tak jest dużo lepiej niż było.

W przypadku robotów dodatkowo wchodzi w grę sprawa jakości i adekwatności systemów IT, które obsługuje – i integruje – robot. Najczęściej jest to dość stare oprogramowanie, ba, nawet często właśnie z tego powodu, że ono jest stare, więc lepiej go nie dotykać, wdraża się roboty. Ale pomijając nawet ten skrajny przykład, obecnie w firmach najczęściej są systemy odwzorowujące logikę i funkcje tak, jak je sobie zaprojektowaliśmy 10-15 i więcej lat temu. Czy to jest aktualne? Wszak urodziły się nowe modele biznesu, i ze względu na zmiany preferencji klientów, i ze względu na regulacje, i ze względu na inne technologie, które są stosowane w różnych miejscach naszego biznesu, naszych klientów czy partnerów, a jeszcze inne są gotowe do zastosowania.

Jest ryzyko, że powodowani ambicją unowocześnienia i usprawnienia  biznesu – czyli  spontanicznie podchodząc do automatyzacji procesów – zakonserwujemy stary, coraz mniej efektywny model działania firmy. Oczywiście, jest  i takie ryzyko, że porzucimy wszystko stare i – eksperymentując za dużo – zdestabilizujemy firmę. W każdym razie trzeba dobrze główkować, samemu, z innymi pracownikami i kierownikami, z ekspertami z zewnątrz, aby podejmować decyzje. Bowiem im więcej technologii, tym większa porażka przy złych decyzjach.

Ale jaka jest praktyka pozyskiwania wiedzy w naszych firmach? Wiedzę cenimy głównie tam, gdzie jej brak wiąże się z natychmiastową karą za to, np. w dziedzinie regulacji prawnych czy działań konkurencji czy zmiany preferencji naszych klientów.

Natomiast mało cenimy wiedzę o tym, jak lepiej zorganizować własną firmę czy jak samemu lepiej działać. Bo wydaje nam się, że to wiemy najlepiej, wszak pracujemy, robimy biznes od lat i jakoś nieźle nam się wiedzie. Wydaje nam sie, że wystarczy, że coś tam podłapiemy, podejrzymy, i już dalej sami pociągniemy temat. Powszechne jest przecież naciąganie ekspertów czy doradców, aby dzielili się wiedzą we wstępnych rozmowach czy etapach projektu. Im więcej nam wiedzy przekażą, tym mniej ich doceniamy i słuchamy w dalszych etapach, a nawet wręcz pozbywamy się ich.

To jest jakieś kuriozum: im mniej na początku wiedzieliśmy, tym bardziej czujemy się pewni siebie, gdy cokolwiek dowiemy się, wydaje nam się, że już wszystkie rozumy pozjadaliśmy. Może to jest powszechna cecha wiecznych dyletantów: cokolwiek jest dla nich mega dużo, wystarczająco dużo, wcale nie otwierają się na więcej, bo ich umysły są za małe, aby wyobrazić sobie co jeszcze takiego cennego dostawca wiedzy może wiedzieć i ich nauczyć. 

Już przy poprzedniej fali ważnych wdrożeń IT, czyli systemów zintegrowanych ERP, zdolność menedżerów i właścicieli do refleksji, uczenia się i zmieniania organizacji i działania biznesu miała niebagatelne znaczenie, żeby technologia nie konserwowała złych praktyk, żeby nie była tylko biczem na ludzi, lecz wspierała rozwój. Ale obecna fala ma stukrotnie większe znaczenie, ponieważ dotyczy zastosowań IT, które stukrotnie bardziej oddziałuje na nasz biznes, stukrotnie zwiększa szanse sukcesu lub porażki.

Tymczasem w Polsce w przedsięwzięciach restrukturyzacyjnych przywiązuje się wielką wagę do technologii, robotów, sztucznej inteligencji, systemów IT, też kalulacji kosztów, natomiast do ulepszania morale i postaw, zdolności uczenia się, do wzmocnienia woli korzystania z cudzej wiedzy, solidności intelektualnej decydentów – bardzo mało. Nie łączymy tego. Wyłożymy się na tym.

Na koniec zastrzegę – są wyjątki. W Klubie Dyrektorów Finansowych „Dialog” przez ostatnich kilka miesięcy wyłanialiśmy firmy, które mądrze wdrożyły procesowe zarządzanie w finansach, zautomatyzowały niektóre procesy. Na Kongresach Dyrektorów Finansowych w Gdańsku, Poznaniu, Lublinie i Krakowie wręczaliśmy im Digital Finance Award. Oni postępują mądrze, na nich wzorujemy się budują klubowy program Digital Finance Excellence. Edycja warszawska DFA zakończy się dopiero na warszawskiej gali jesienią, więc można się jeszcze zgłaszać. Bartosz Radziszewski z Fabryki i3 jest przewodniczącym jury, a dwoje innych Fabrykantów: Iwona D. Bartczak i Robert Dyrcz są jej czlonkami.

Polecam także usługi Fabryki, tutaj wiedza kwitnie, a jej wartościowe owoce poznają firmy, u ktorych realizujemy projekty doradcze i coachingowe.

Leave a comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *